Guide des encadreurs¶

Ce guide explique comment utiliser l'espace SMCI pour encadrer les élèves. Les outils sont réunis dans l'Espace encadreurs : un sous-menu de l'espace SMCI, visible une fois connecté avec un compte d'encadreur, et des onglets en haut de chaque page (Inscrits, Codes d'invitation, Salles Meet, Séances, Suivi des élèves, Épreuves).

Trois profils¶

	Administrateurs	Mentors	Encadreurs
Voir le programme, la vue des encadreurs et les vues des élèves	oui	oui	oui
Voir les inscrits et les salles Meet	oui	oui	oui
Être le mentor d'élèves	oui	oui, huit élèves au plus	non
Voir le suivi des élèves (marques, notes aux épreuves)	tous les élèves	leurs élèves	tous les élèves
Se proposer pour une séance, confirmer une désignation, joindre des supports, faire l'appel	oui	oui	oui
Saisir des épreuves, publier les corrigés, saisir les notes, exporter les notes	oui	non	oui
Désigner les intervenants des séances, valider les volontaires, ajouter une séance hors programme	oui	non	non
Créer et révoquer les codes, corriger le nom d'un compte, modifier ou retirer un compte, désigner les mentors, régler les salles Meet, supprimer une épreuve	oui	non	non

Mentors et encadreurs sont deux profils distincts : un compte est l'un ou l'autre. Un administrateur peut aussi suivre des élèves comme mentor. Le profil se choisit avec le code d'invitation (élève, mentor ou encadreur), et un administrateur peut le changer dans l'onglet Inscrits.

Les administrateurs sont désignés dans la configuration du site ; pour en ajouter un, s'adresser à l'administrateur actuel.

Te connecter¶

Connecte-toi avec ton compte Google (bouton Se connecter en haut à droite), puis indique ton nom et saisis le code d'invitation « encadreur » que t'a remis un administrateur. Ton accès est ensuite valable un mois sur chaque appareil.

Inscrire les élèves (administrateurs)¶

Onglet Codes d'invitation (administrateurs) :

un code par élève, à une seule utilisation, du bon groupe (groupe 1 débutants, groupe 2 avancé) ; c'est le plus sûr ;
un code à plusieurs utilisations (par exemple pour tout un groupe pendant un stage) doit avoir une durée courte ;
un code donné par erreur se révoque d'un clic ;
dans l'onglet Inscrits, classé en administrateurs, mentors, encadreurs, groupe 1 et groupe 2 (des filtres en haut n'affichent qu'une catégorie), un compte se renomme, se modifie (changement de groupe, passage encadreur) ou se retire. À sa première connexion, chacun indique son nom : celui de l'élève, même si le compte Google est celui d'un parent ; un administrateur le corrige au besoin pour qu'il suive la liste du programme. Les administrateurs y sont signalés : c'est à eux que les autres encadreurs s'adressent pour inscrire quelqu'un.

Les salles Google Meet permanentes (groupe 1, groupe 2, masterclasses, réunions des encadreurs) se règlent dans l'onglet Salles Meet : chaque élève voit dans « Mon programme » le lien de sa salle ; le lien de la salle des réunions des encadreurs n'apparaît que pour les encadreurs, dans leur espace SMCI.

Réunions des encadreurs¶

L'onglet Salles Meet indique aussi la prochaine réunion des encadreurs : date et heure (heure d'Abidjan), durée et ordre du jour, avec le lien de la salle. Un administrateur la saisit après chaque réunion ; une réunion passée disparaît d'elle-même. Chaque encadreur la retrouve dans son espace SMCI et peut l'ajouter à son agenda en un clic (Ajouter à Google Agenda, ou le fichier .ics pour un autre agenda).

Séances : qui intervient¶

L'onglet Séances reprend chaque séance du programme (journées de stage, séances en ligne, masterclasses, épreuves), une par groupe quand les deux groupes sont dans des salles séparées, rangées par rubrique : chaque stage, les séances en ligne, les masterclasses, puis les autres séances. Chaque séance a de un à trois intervenants :

un administrateur désigne un encadreur : la désignation est « à confirmer » jusqu'à ce que l'encadreur la confirme (une fois pour toutes) ou la décline ;
un encadreur se propose (bouton Me proposer) : il est « volontaire » jusqu'à ce qu'un administrateur valide ou refuse ;
les filtres en haut montrent les séances à venir, mes séances, celles à pourvoir (sans intervenant), les volontaires à valider (administrateurs) et les séances passées.

Supports. Sous chaque séance, Supports : ajouter un lien permet de joindre des diapositives, une feuille d'exercices ou un enregistrement : un intitulé et un lien https:// (par exemple un PDF déposé sur Google Drive et partagé « tous les utilisateurs disposant du lien »). Les élèves concernés le voient sous la séance dans « Mon programme » et dans le bloc « À venir ». Cocher seulement après la séance pour un corrigé : il n'apparaît aux élèves qu'à partir du lendemain. Un support se retire par son auteur ou par un administrateur.

Liste de présence. Le jour de la séance ou après, le lien Faire l'appel (dans la colonne de la date) ouvre la liste des élèves concernés : présent, en retard, absent ou excusé, avec une remarque facultative. Les élèves non encore saisis sont proposés « présent » : il suffit de corriger les absents puis d'enregistrer. Tout encadreur, mentor ou administrateur peut faire l'appel ou le corriger. Le taux de présence de chaque élève apparaît dans le suivi des élèves, avec le détail par séance ; chaque élève voit ses propres présences dans « Mon programme ».

Un administrateur qui s'inscrit lui-même est confirmé d'office. Une séance qui ne figure pas au programme (lancement d'un stage, test d'entrée…) s'ajoute avec Ajouter une séance hors programme. Les désignations à confirmer sont rappelées en haut de l'onglet et sur la page d'accueil de l'espace SMCI.

Mentorat¶

Les administrateurs désignent le mentor de chaque élève (un mentor ou un administrateur, jamais un encadreur) dans la colonne Mentor de l'onglet Inscrits (huit élèves par mentor au plus ; au-delà, la page affiche un avertissement). Le filtre Mentors de cet onglet montre les élèves de chaque mentor et, groupe par groupe, les élèves qui n'en ont pas encore. Les élèves des deux groupes ont chacun un mentor.

L'onglet Suivi des élèves montre à chaque mentor, pour chacun de ses élèves : les problèmes marqués « résolu » ou « à revoir », par domaine, la date de la dernière marque, et les notes aux épreuves. Le détail d'un élève liste ses problèmes à revoir : un bon point de départ pour l'entretien mensuel. Le rôle du mentor est décrit dans la vue des encadreurs du programme.

Saisir une épreuve¶

Onglet Épreuves → Nouvelle épreuve :

Titre et groupes concernés (un test de sélection concerne les deux groupes).
Date et heure du sujet (heure d'Abidjan) : le sujet devient visible des élèves concernés à cet instant précis, pas avant.
Durée, et consignes (documents autorisés, rédaction…).
Problèmes (jusqu'à six) : énoncé, indices, solution, barème (7 points par défaut). Un problème sans énoncé est ignoré.
Date des solutions : laisse-la vide tant que la correction n'a pas eu lieu. Une fois fixée et atteinte, les élèves voient les indices, les solutions et leur note.

Les textes s'écrivent comme sur le site : formules entre $…$ (ou $$…$$ pour une formule centrée), **gras**, *italique*, lignes commençant par - pour une liste, une ligne vide entre deux paragraphes. Après l'enregistrement, le lien La voir comme un élève montre le rendu final.

Sujets des tests de sélection

Les solutions de tous les problèmes du site sont publiques : un sujet de sélection ne doit pas en venir. Choisis des problèmes d'autres olympiades ou des sujets inédits, et ne les communique à personne avant l'épreuve.

Corriger et noter¶

Page Épreuves → Notes de l'épreuve : une ligne par élève des groupes concernés, une case par problème (vide = pas de note). Une note hors barème est refusée et rien n'est enregistré : corrige la case et enregistre de nouveau.

Les notes apparaissent dans le suivi des élèves, et chaque élève voit les siennes à la date de publication des solutions. Exporter (CSV) télécharge les notes d'une épreuve, ou de toutes les épreuves, pour un tableur : utile pour préparer les décisions de sélection.

Données des élèves¶

Les données des élèves sont réservées à l'encadrement du programme : ne les copie pas ailleurs que pour les besoins de la sélection et du suivi. Les règles de confidentialité expliquent aux élèves ce qui est enregistré.